W odpowiedzi na pismo ZZPP z dnia 30 maja br w sprawie norm obciążenia pracą dla służb doręczeń, otrzymaliśmy odpowiedź z PKL o następującej treści:
„ Odpowiadając na Pana pismo z dnia 30 maja br. w sprawie wyników badania AAOD, na podstawie informacji przekazanych przez jednostki merytoryczne zaangażowane w proces pragniemy poinformować, że w 2012 roku Zarządzeniem Nr 31/2012 PZPP S.A. uchylone zostało Zarządzenie Nr 45/2011 Prezesa Zarządu Poczty Polskiej S.A. z dnia 13 września 2011 roku w sprawie badania obciążenia pracą w rejonach doręczeń, placówkach pocztowych i węzłach.
Od 2012 roku w Poczcie Polskiej nie było narzędzia, które pozwoliłoby na obiektywne ustalenie optymalnej obsady w obszarze doręczeń i pozostałych służbach eksploatacyjnych występujących obecnie w strukturze organizacyjnej Pionu Sprzedaży, a nadzorowanych przez Biuro Zarządzania Siecią i Sprzedażą dla Klienta Detalicznego.
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 78/2010 Prezesa Zarządu Poczty Polskiej S.A. z dnia 30 lipca 2010 roku w sprawie Instrukcji organizacji pocztowej służby doręczeń, w pierwszej kolejności należy mieć na uwadze pocztowy obszar doręczeń, który następnie w zależności od wielkości dzieli się na rejony doręczeń. Plany: obsługi obszaru pocztowego, rejonów doręczeń opracowuje komisja w oparciu o szereg czynników wymienionych w Instrukcji. Jednym z tych czynników są aktualne wyniki badania obciążenia pracą rejonów doręczeń ze zwróceniem szczególnej uwagi na niwelowania dysproporcji w obciążeniu pracą pomiędzy poszczególnymi rejonami doręczeń.
Powołany w roku 2016 Zespół ds. analizy oraz optymalizacji organizacji służby doręczeń przy wykorzystaniu narzędzia: Arkusz Analizy Obszaru Doręczeń – AAOD, składający się z przedstawicieli ówczesnego Biura Rozwoju i Wsparcia Sieci, Pionu Jakości Procesów oraz przedstawicieli Strony Społecznej ( ZZPP, NSZZ „Solidarność”, NZZ Pracowników Urzędów Pocztowych) będących również pracownikami urzędów pocztowych, zatrudnieni między innymi na stanowiskach kierowników służby doręczeń czy listonoszy) uaktualnił narzędzie AAOD o niezbędne operacje technologiczne, zaakceptował wykorzystane w narzędziu normatywy uznając również, że narzędzie – AAOD- będzie ewaluowało w zależności od identyfikowanych zmian w procesach realizacji usług, bądź ich modyfikacji.
Rozwój narzędzia AAOD od 2014, przeprowadzane testy, pilotaże oraz rekomendacje członków Zespołu, doprowadziły do akceptacji wprowadzanych rozwiązań przez BJP, jako Biura odpowiedzialnego w Spółce za metodykę badań oraz PS jako jednostkę, w której są realizowane badania, a w konsekwencji pozwoliły na wdrożenie w Poczcie Polskiej opracowanego Arkusza Analizy Obszaru Doręczeń stanowiącego oficjalne narzędzie do analizy, wskazywania optymalnego zatrudnienia dla obsługi obszaru doręczeń, zapewniającego prawidłową realizację zadań w określonych warunkach i czasie oraz optymalizacji organizacji służby doręczeń (Zarządzenie Nr 15/2016/ZPZ PZPP S.A. z dnia 20 września 2016 roku).
Zgodnie z przyjętą przez Biuro Jakości Procesów i obowiązującą w Poczcie Polskiej S.A. „Metodą ustalania normatywów operacji technologicznych” normatywy są szacowane przy założonym poziomie ufności 0,95 a zatem w praktyce w 5 na 100 przypadkach rzeczywiste wartości normatywne mogą odbiegać od wartości oszacownych, czyli przekraczać założony maksymalny błąd szacunku ±10%, dlatego też przypadki budzące wątpliwości są poddawane szczegółowej analizie przed podjęciem decyzji o akceptacji otrzymanych wyników analizy. W praktyce przyjmuje się za prawidłowy wskaźnik – procent wykorzystania przyznanych zasobów etatowych w obszarze doręczeń – w przedziale 95%-105% (Pion Jakości Procesów – Instrukcja obsługi Arkusza Analizy Obszaru Doręczeń_v01.04.2016).
Wyniki przeprowadzonego w październiku 2016 roku badania AAOD analizowane były w odniesieniu: do rejonów doręczeń, obszaru doręczeń placówki pocztowej oraz całego Regionu Sieci. W odniesieniu do rejonów doręczeń odnotowanych zostało szereg nieprawidłowości w szczególności dotyczących błędnych wpisów w metrykach rejonów doręczeń (Aplikacji Rejonów Doręczeń – ARD), których właściwe sporządzenie przez kadrę kierowniczą placówki pocztowej przy współudziale listonoszy, ma istotne znaczenie podczas prowadzonych analiz AAOD. Różne podejście do wypełnienia ARD w poszczególnych regionach kraju, mogło prowadzić do zniekształcenia wyników AAOD także w poszczególnych rejonach doręczeń.
Mając świadomość różnorodności obszarów doręczeń (rejonów doręczeń) w AAOD został wprowadzony szereg czynników pozwalających na analizę każdego rejonu doręczeń uwzględniając jego różnorodność, zarówno w specyfice realizowanych usług, jak i specyfice obszaru doręczeń.
W AAOD, każdy rejon doręczeń traktowany jest w sposób „indywidualny”, a na końcowy wynik analizy mają wpływ charakterystyczne i indywidualne dla każdego rejonu cechy, m.in. takie jak:
- sposób doręczania przesyłek (skrzynki, bezpośrednio),
- rodzaj skrzynek i ich usytuowanie,
- dostępność do zestawów skrzynek (domofony),
- mobilny listonosz,
- typ klienta (indywidualny, instytucjonalny),
- sposób obsługi obszaru doręczeń (wykorzystywane środki transportu),
- utrudnienia występujące w obsłudze obszaru doręczeń,
- typ zabudowy obszaru doręczeń (domki jednorodzinne, bloki),
- różnorodność budynków wielorodzinnych (kamienice, apartamentowce, stare/nowe budownictwo)
- liczba pięter w budynkach wielorodzinnych,
- inne usługi realizowane w obszarze doręczeń (sprzedaż towarów handlowych, znaczków, prenumerata itp.)
- inne zadania realizowane przez listonosza obsługującego rejon doręczeń (samodzielne rozliczanie, popołudniowe doręczanie KEP, czynności ekspedycyjno-rozdzielcze, itp.)
Uwzględnienie specyfiki każdego obszaru doręczeń, powoduje jednakowe podejście do ich tworzenia i analizy, równocześnie zachowując indywidualną organizacje każdego rejonu doręczeń.
Analizując wyniki AAOD zwrócono uwagę na odchylenia w danych ilościowych realizowanych usług, w szczególności w liczbie przesyłek nierejestrowanych (liczba przesyłek uwzględniona w arkuszach AAOD wyższa niż liczba przesyłek wynikająca ze sprawozdawczości ), które również mogły prowadzić do zniekształcenia wyników AAOD w poszczególnych rejonach doręczeń.
W wyniku powyższego, jako punkt odniesienia dla zapotrzebowania etatowego ustalonego na podstawie AAOD przyjęto górną granicę wykorzystania zasobów na szczeblu RS (przy czym dla służby doręczeń w danym UP obciążenie nie mogło przekraczać ustalonej normy).
W związku z przyjętym wynikiem wykorzystania zasobu (ze względu na zidentyfikowane niezgodności) nie należy traktować zatem jako ponadnormatywnej pracy w rozumieniu zapisów Kodeksu Pracy, a jedynie jako wskaźnik uznany za prawidłowy przy podejmowaniu działań reorganizacyjnych w rejonach doręczeń w placówce pocztowej.
Podjęte prace, w ramach Podzespołu ds. weryfikacji i udoskonalenia narzędzia badawczego: Arkusz Analizy Obszaru Doręczeń – AAOD (Zarządzenie nr 20/2017 PZPP S.A. z dnia 20 marca 2017 roku) nad ujednoliceniem zasad sporządzania ARD, przekazana do placówek pocztowych interpretacja przygotowana przez Podzespół, w zakresie ujednolicenia sposobu wypełniania kolumn nr 39-42 oraz budynków jednorodzinnych wykazywanych w kol. 6 ARD, wystandaryzuje sposób rozpisywania danych w ARD, zapewniając tym samym jednolitą interpretację zapisów Instrukcji wypełniania Aplikacji Rejonów Doręczeń, co z kolei pozwoli na obiektywne porównywania danych, które zakładamy, że odzwierciedlają stan faktyczny w RD w całej Spółce.
Proces reorganizacji/optymalizacji rejonów doręczeń dotyczy w szczególności:
- tworzenia nowych rejonów przy jednoczesnym przesunięciu obszarów z rejonów o wskaźniku przekraczającym przyjętą normę;
- tworzenia nowych rejonów masowych;
- przekazania niektórych czynności zapleczowych z rejonów doręczeń do pozostałych stanowisk w UP;
- dopełnienia zatrudnienia pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Proces ten został rozpoczęty już w lutym br. w ramach powołanych w RS zespołach roboczych i trwać będzie w sposób nieprzerwany do 30 września br.
W zakresie rejonów masowych, dodać należy, że przeprowadzenie badania tych rejonów wymagać będzie dokładnego określenia/zdefiniowania rejonów masowych i przygotowania dla nich odrębnego narzędzia badawczego. Obecnie analiza wykorzystania czasu pracy przez pracowników obsługujących rejony masowe możliwa jest jedynie poprzez fotografię dnia pracy pracownika.
Niemniej jednak, przy konstrukcji planu zatrudnienia dla RS, liczba funkcjonujących rejonów masowych, rejonów paczkowych, pośpiesznych, drukonoszy (Aldi)w przełożeniu na pełne etaty (etaty nie objęte badaniem AAOD) doliczona została do etatyzacji RS.
Wszelkie zgłoszenia z Regionów Sieci w zakresie planu zatrudnienia na 2017 rok były analizowane i omawiane indywidualnie bądź podczas prowadzonych narad roboczych z Dyrektorami RS.
Wyrażamy przekonanie, że w wyniku działań reorganizacyjnych w obszarze doręczeń placówek pocztowych realizowanych przez Regiony Sieci, prac Podzespołu ds. weryfikacji i udoskonalenia narzędzia badawczego: Arkusz Analizy Obszaru Doręczeń – AAOD, wyniki kolejnego badania pozwolą na ustalenie optymalnego wykorzystania zasobów dla pocztowego obszaru placówki pocztowej/RS/Spółki.”
